Estratégias de Comunicação para Equipes Remotas

Estamos em 2024, e o trabalho remoto se consolidou como uma opção cada vez mais valorizada para profissionais de diversas áreas, especialmente após a pandemia. Embora o home office já fosse uma realidade crescente no setor de tecnologia antes de 2019, foi o cenário pandêmico que ampliou sua adoção na área administrativa.

Observamos hoje uma tendência de retorno ao trabalho 100% presencial em algumas empresas. Acredito que esse movimento reflete, em parte, a dificuldade que certas lideranças enfrentam em manter uma “comunicação remota” eficaz com suas equipes. E é sobre isso que quero falar hoje.

A ideia de fundar a ANIWA surgiu inicialmente como uma forma de complementar minha renda. Com o tempo, a ANIWA se consolidou, evoluindo para o empreendimento que é hoje: uma assistência virtual 100% remota, que demonstra que o home office é totalmente viável nas áreas administrativa e financeira. No entanto, para que esse modelo funcione, é essencial estabelecer uma comunicação remota eficaz.

Para uma comunicação clara, é fundamental que haja sintonia entre o emissor e o receptor da mensagem. Não adianta o emissor estar em ritmo acelerado enquanto o receptor está em outro compasso – algo certamente se perderá nesse processo.

Estruturar um canal de comunicação é um desafio ainda maior no trabalho remoto, e muitos líderes, pela dificuldade de construir essa meio, optam por trazer suas equipes de volta ao escritório. É um caminho mais fácil, mas não necessariamente o ideal. Por isso, quis trazer minha opinião mostrando como fiz funcionar dentro da assistência.

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Como a Comunicação Remota Funciona na ANIWA?

Na ANIWA, evitamos o uso do WhatsApp para questões profissionais, reservando-o apenas para emergências. Nossas ferramentas de comunicação principais são o Slack, o Asana, o e-mail e reuniões de alinhamento semanais – optamos por não realizar dailies. Cada canal de comunicação tem um papel específico, otimizando o fluxo de trabalho e o engajamento da equipe.

No Slack, os canais são organizados por projeto e cliente. Além disso, temos dois canais gerais para assuntos não relacionados a um cliente específico:

#fofoquinha: Espaço para conversas descontraídas, promovendo o engajamento e o relacionamento interpessoal na equipe.

#toda-a-empresa: Canal para assuntos importantes e atualizações que todos devem saber, ainda que não estejam relacionados a projetos específicos.

Para solicitações formais e acompanhamento de tarefas, usamos o Asana.

Essa ferramenta permite uma visão geral de todas as demandas dos clientes e as tarefas da equipe. Organizamos os projetos no Asana seguindo a mesma estrutura do Slack, o que facilita a compreensão e o alinhamento das atividades. Peço à equipe que atualize o Asana diariamente, mas, caso isso não seja possível, orientamos a não deixar mais de 48 horas sem atualizações.

Em algumas equipes, ouço que “é preciso atualizar na hora,” mas não acredito que imediatismo seja sinônimo de eficiência. Se, por exemplo, você me trouxer cinco comentários sobre uma tarefa ao longo do dia ou me trouxer um único comentário no final do dia com as informações consolidadas e completas, percebo uma grande diferença. Em ambos os casos, o trabalho foi feito, mas a situação com cinco comentários reflete uma falta de gestão de tempo, onde, em vez de produzir, a pessoa ficou “comentando” para “mostrar trabalho.” Eu não quero que mostre; quero que realmente trabalhe. Afinal, comunicação não é sobre respostas imediatas, e sim sobre transmitir informações completas.

Dentro das tarefas do Asana, orientamos a equipe a sempre colocar a data em que a tarefa foi criada, o prazo de acordo com o SLA definido com o cliente e, claro, todas as informações necessárias para entender do que se trata aquela atividade. Dessa forma, caso alguém do time precise saber de algo sobre aquela demanda, encontrará facilmente as informações e saberá como dar continuidade.

Já em nossas reuniões semanais, tratamos de temas mais complexos, o que proporciona um contato mais próximo com o time e nos permite discutir com mais profundidade. Registramos tudo em atas de reunião no Asana para que todos tenham acesso, e criamos uma pauta previamente, assegurando que a reunião seja direcionada e otimizada.

E chegamos a um meio de comunicação amado por uns e odiado por outros: o e-mail. Graças à estrutura que expliquei acima, o e-mail serve apenas para receber as solicitações dos clientes e enviar follow-ups. Assim que recebemos uma solicitação, ela é imediatamente registrada no Asana, e tudo que diz respeito à equipe é tratado no Asana ou no Slack.

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Adaptações e o Papel da Liderança no Ambiente Remoto

Após estabelecer essa estrutura, é necessário ajustar e adaptar o trabalho da equipe e da liderança. Mantemos feedbacks quinzenais para a equipe, para que o fluxo de comunicação e produtividade siga funcionando bem, sem recorrer a soluções de “punição,” como o famigerado “vou ter que tirar seu home office.” Afinal, lideranças devem entender seu time e identificar as dificuldades específicas de cada colaborador. Prestando serviços para gerações diversas, vejo que cada geração tem suas dificuldades, mas isso já é assunto para outro texto. Contudo, cabe à liderança buscar soluções que realmente apoiem o desenvolvimento da equipe.

Vale sempre lembrar que estamos lidando com pessoas adultas. Como a CHRO do Spotify, Katarina Berg, disse em uma entrevista recente ao portal Raconteur, ao explicar que não iriam voltar ao escritório como outras big techs estavam fazendo: essa decisão visava evitar “tratar os colaboradores como crianças.” Concordo com essa fala e acredito que todos somos capazes de trabalhar remotamente com uma comunicação e gestão de tempo eficientes.

Então completo dizendo que essa estrutura criada na ANIWA nos permitiu manter a produtividade e a transparência em um ambiente 100% remoto, garantindo que todos os membros da equipe estejam na mesma página. O trabalho remoto não só é viável, como pode ser altamente eficiente quando há uma comunicação clara e bem estruturada.

Agora, traga sua opinião! O que você acha que poderia ser aprimorado em uma comunicação remota?